Ein weiteres Feature, das bei Offline-Applikationen vergeblich gesucht wird, ist die differenzierte Vergabe von Berechtigungen auf einzelne Werkzeuge, Funktionen und Aktionen. Diese werden pro Benutzergruppe festgelegt, wobei die Anzahl Gruppen nicht eingeschränkt ist. Damit kann nexImage auf die jeweiligen Bedürfnisse einzelner Benutzer skaliert werden und wird auch den strengsten Workflow-Richtlinien gerecht. Die Berechtigungsvergabe kann direkt in nexImage oder aber von einer externen Benutzerverwaltung bezogen werden.

Der nexImage-Server ist zudem mandantenfähig und lässt für jeden Kunden eine individuelle Konfiguration der zur Verfügung stehenden Shares, Benutzergruppen, Fonts oder Aktionen zu.